125009, Москва, ул. Б. Дмитровка, 15 тел.: +7 (495) 694-51-12, факс: +7 (495) 692-90-17, rgaspi@inbox.ru
Карта сайта
Написать письмо
ВКонтакте
Новости и Объявления
  ПАМЯТИ С.А. КОТОВА С прискорбием сообщаем, что 27 апреля 2017 г. ушел из жизни Сергей Андреевич Котов (1953-2017) – заместитель директора РГАСПИ, талантливый администратор, крупный ученый… Подробнее
  24 апреля 2017 г. в Российском государственном архиве социально-политической истории состоялось открытие историко-документальной выставки «НАРОДНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ РОССИИ. ОПЫТ ХХ ВЕКА»… Подробнее
  24 апреля 2017 г. в Российском государственном архиве социально-политической истории прошел ряд мероприятий, посвященных истории отечественной школы и путям ее модернизации. На заседании к… Подробнее
  5-7 апреля 2017 г. в РГАСПИ состоялась VII Международная конференция молодых ученых и специалистов КЛИО-2017. "Революции в истории". Исторические документы  и акту… Подробнее
Все новости

Порядок использования архивных документов в читальных залах


Утверждено 31 октября 2014 г.


1.Общие положения

1.1.Настоящий Порядок использования архивных документов в читальных залах Российского государственного архива социально-политической истории (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004,  № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635 (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный № 30386), Уставом федерального казенного учреждения «Российский государственный архив социально-политической истории», утвержденным приказом Росархива от 31.05.2011 № 39, и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах Российского государственного архива социально-политической истории.

1.2.Порядок  регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах Российского государственного архива социально-политической истории (далее – читальные залы архива).

1.3.Пользователи обладают равными правами на доступ к архивным делам, документам и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4.Плата за посещение читальных залов архива, пользование архивными делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5.Платные услуги пользователям предоставляются на основании Прейскуранта работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральным казенным учреждением «Российский государственный архив социально-политической истории» на платной основе.


2.Порядок допуска пользователя в

читальные залы РГАСПИ

 

2.1.Пользователь допускается в читальные залы на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

 

2.2.Пользователь заполняет анкету установленного образца (см. Приложение) и  предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

 

2.3.Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архива или уполномоченным им лицом на  срок не более одного года с оформлением пропуска в читальные залы в установленном порядке.

Срок работы в читальных залах может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудников читального зала.

 

2.4.Проход по пропускам для работы в читальных залах осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.


3.     Права и обязанности пользователей


3.1.Пользователь вправе:


3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

 

3.1.2.Пользоваться имеющимися в архиве справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами из фондов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

 

3.1.3.Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читальных залов, порядке и условиях предоставления архивом государственных услуг.

 

3.1.4.Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальных залах.

 

3.1.5.Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов учреждений и организаций (либо не более одного дела объемом свыше 1500 листов) или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения (либо не более одного дела объемом свыше 500 листов);

- до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

 

3.1.6.Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальных залах архива, в день заказа.

 

3.1.7.Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

 

3.1.8.Получать информацию, в том числе в письменной форме, о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

 

3.1.9.Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

 

3.1.10.Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

3.1.11.Пользоваться оборудованием читальных залов архива, предназначенным для работы пользователей, в том числе для работы с копиями на пленочных носителях и электронными документами.

 

3.1.12.Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

 

3.1.13.Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.

 

3.1.14.Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальных залах архива помощников и переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальных залах осуществляется на общих основаниях.

 

3.1.15.Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальных залах архива к сотрудникам читальных залов и руководству архива, в том числе делать записи в Книге отзывов и предложений.

 

3.1.16.Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

 

3.1.17.Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

3.2.Пользователь обязан:

 

3.2.1.Соблюдать настоящий Порядок.

 

3.2.2.Соблюдать распорядок работы читальных залов архива, тишину и чистоту в читальных залах во время работы.

 

3.2.3.Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читальных залов.

 

3.2.4.Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 х 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы,  кроме указанных в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

 

3.2.5.Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200 х 300 мм.

 

3.2.6.Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

 

3.2.7.Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

 

3.2.8.Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

 

3.2.9.Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.

 

3.2.10.Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читальных залов предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

 

3.2.11.Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и  электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

 

3.2.12.Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

 

3.2.13.Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

 

3.2.14.Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

 

3.2.15.При невозможности посещения читальных залов архива в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

 

3.2.16.Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные.

 

3.2.17.Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

4.     Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, электронных образов документов, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата

 

4.1.Для получения документов необходимо заполнить заказ (требование) на бланке установленного образца, указав номера фондов, описей и архивных дел. Неправильно оформленные заказы (требования) к исполнению не принимаются.

 

4.2.Описи дел, документов, печатные издания, другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива выдаются пользователю в день их заказа.

 

4.3.Дела, документы и копии фонда пользования выдаются пользователю не позднее  чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа, в объемах и на сроки, установленные в п.3.1.5.

 

4.4.В случае непосещения читального зала пользователем в течение срока, на которые выданы дела, и отсутствия сообщений от пользователя о продлении срока их нахождения в читальном зале, подобранные материалы возвращаются в хранилище.

 

4.5.В течение всего периода работы исследователя с документами они находятся в хранилище читального зала, оборудованного камерами видеонаблюдения. Пользователи допускаются в хранилище только в сопровождении сотрудника читального зала.

 

4.6.По окончании работы дела сдаются сотруднику читального зала.

 

4.7.В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

 

4.7.1.Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела на рабочем столе (незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время), писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

 

4.7.2.Пользоваться при работе с архивными делами, документами клеем, скотчем, маркером, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

 

4.7.3.Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

 

4.8.Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

  • их плохого физического состояния;
  • ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
  • необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
  • выдачи дел и документов во временное пользование другим организациям;
  • экспонирования заказанных материалов на выставке;
  • выдачи их другому пользователю.

В случае отказа или отсрочки выдачи дел пользователю сообщается информация о причинах отказа и/или о сроках, в течение которых дела могут быть выданы.

 

5.     Порядок копирования и выдачи копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей


5.1.Копии документов (ксерокопии, цифровые образы, фотоотпечатки) изготавливаются по заказам пользователей. Возможность их изготовления зависит от физического состояния документов. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

 

5.2.Заказы на копирование оформляются пользователями на бланке установленного образца и передаются сотрудникам читальных залов.

 

5.3.Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

5.4.Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, высылаются почтой после подтверждения факта оплаты пользователем произведенных работ.

 

5.5.Копии частично рассекреченных документов и документов, содержащих тайну личной жизни, изготавливаются архивом по заказам пользователей с изъятием не рассекреченных частей текста и фрагментов, содержащих сведения, относящиеся к тайне личной жизни.

 

5.6.Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным разрешением.

 

5.7.В случае, если архив не может изготовить копии документов из-за отсутствия технических возможностей, допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей производится только с разрешения руководства архива в отдельном помещении и в присутствии сотрудника архива. Архив не несет ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей.

 

6.     Режим работы читальных залов РГАСПИ


6.1.В РГАСПИ работает три читальных зала: № 1 (общий читальный зал), № 2 (зал для работы с документами международного рабочего движения), № 3 (зал для работы с документами молодежных организаций). Режим работы читальных залов устанавливается руководством архива. С информацией о режиме работы читальных залов можно ознакомиться на сайте РГАСПИ: rgaspi.org.

 

6.2.Режим работы читального зала № 1:

Понедельник  12.00 – 20.00;

Вторник         11.00 – 17.00;

Среда             10.00 – 18.00;

Четверг          11.00 – 17.00;

Пятница         9.30 – 16.30.

 

6.3.Режим работы читального зала № 2:

Понедельник – пятница      10.00 – 17.00.

 

6.4.Режим работы читального зала № 3:

Понедельник – пятница      10.00 – 17.00.

 

6.5.Санитарный день в читальных залах РГАСПИ – последняя пятница каждого месяца.


Приложение


Российский государственный архив социально-политической истории

(РГАСПИ)

                                              Дело пользователя № ______

АНКЕТА

пользователя, работающего в читальном зале

 

1.Фамилия, имя, отчество _______________________________________________

2.Дата рождения ________________________________________________________

3.Гражданство __________________________________________________________

4.Место работы (учебы) и должность _____________________________________

________________________________________________________________________

(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

5.Образование, ученая степень, звание __________________________________

________________________________________________________________________

6.Основание для проведения исследований ________________________________

________________________________________________________________________

(направление организации или по личному заявлению)

7. Название темы, хронологические рамки ________________________________

________________________________________________________________________

8.Цель работы __________________________________________________________

________________________________________________________________________

9.Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона ________________

________________________________________________________________________

10.Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона _______________

________________________________________________________________________

11.Номер мобильного телефона, электронный адрес ________________________

________________________________________________________________________

12.Серия и номер паспорта, кем и когда выдан ___________________________

________________________________________________________________________

    

 Обязательство-соглашение.

Я, _____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен  с действующим Порядком использования архивных документов в читальных залах РГАСПИ и   обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в

анкете.

Обязуюсь  соблюдать  режим  конфиденциальности  в отношении  ставшей мне

известной информации, использование и распространение которой ограничено

законодательством Российской Федерации.

     «_____»______________20___г.

_______________________

        подпись

___________________________       _______     ___________________

должность, сотрудника архива         подпись     расшифровка подписи

     «_____»______________20___г.


В начало ↑